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Rechnung per Mail weiterleiten & fertig

Mit dem E-Mail-Import bringst du deine Eingangsrechnungen ohne manuelles Hochladen direkt in die Software. Einfach weiterleiten und schon erstellt die Anwendung eine neue Position, inklusive automatischer Datenerkennung.

📌 Wichtig dabei

Bitte achte darauf, dass in jeder Mail nur eine PDF-Rechnung enthalten ist.
Weitere Anhänge wie Angebote, Lieferscheine oder ZIP-Dateien können nicht verarbeitet werden.

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🛠️ Schritt für Schritt erklärt: So richtest du den E-Mail-Import ein

Schritt 1: Gmail vorbereiten

1️⃣ Gmail-Adresse anlegen
Falls du noch keine Gmail-Adresse hast, erstelle dir ein eigenes Postfach & das idealerweise nur für Eingangsrechnungen:
👉https://www.gmail.com

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2️⃣ 2-Stufen-Verifizierungaktivieren
Öffne dafür: 👉https://myaccount.google.com/security
Im Bereich „Sicherheit“ findest du die Option „2-Stufen-Verifizierung“.

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3️⃣ App-Passwort erstellen
Sobald die Verifizierung aktiv ist, kannst du ein App-Passwort generieren:
👉https://myaccount.google.com/apppasswords

Melde dich ggf. erneut an, gib z. B. „TaxdooAccounting“ als Namen ein und klicke auf „Erstellen“.

4️⃣ Google zeigt dir danach ein App-Passwort an. Kopiere das Passwort und bewahre es gut auf, denn wir brauchen es im nächsten Schritt.

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Schritt 2: Verbindung zur Software herstellen

➡️ Gmail-Adresse und App-Passwort an uns senden
Schreib uns im Chat deine Gmail-Adresse und das App-Passwort. Wir kümmern uns um die Einrichtung deines Postfachs.

➡️ Abruf starten in der Software
Sobald alles hinterlegt ist, öffne:
Einstellungen → Schnittstellen → Daten importieren → Mailmap

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➡️ Rechnungen prüfen und matchen
Jetzt findest du die Rechnung im Reiter „Buchhaltung“ in der Schnittstelle „Mailmap“. Dort kannst du die Rechnung anhand der KI-Analyse bestätigen und anschließend direkt matchen.

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📦 Deine Vorteile

✅ Kein Hochladen oder Abtippen mehr

✅ Schnellere Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen

✅ Direkte Integration in den gewohnten Workflow

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💡 Unser Tipp

Nutze eine eigene Gmail-Adresse nur für Eingangsrechnungen. So bleibt dein Posteingang sauber und die Verarbeitung stabil.

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❓ Noch Fragen zum E-Mail-Import

Melde dich wie immer gern bei uns. Wir unterstützen dich bei der Einrichtung.
Dein accountDigital Team

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